전사관점의 프로젝트 통합 관리 조직, PMO의 개요

1. 전사관점의 프로젝트 통합 관리 조직, PMO의 개요

가. PMO (Project Management Office)의 정의

- IT프로젝트의 자원, 일정, 진도, 이슈관리 등을 효율적으로 수행하기 위해 만들어진 프로젝트 관리 전담조직

- 프로젝트 관리능력을 향상시키고 발전시키기 위한 실질적인 사향을 제시하고 원가, 일정, 품질 관점에서 전사적 모든 프로젝트 통합 및 포트폴리오를 효과적으로 관리하기 위한 통합 기능 조직

 

- 아래 그림처럼 빨간색 부분을 기능으로 바꾸어서, 개념도 부분에서 기능 부분을 강조

나. PMO의 등장배경

- 최근 IT 환경은 고객이 혼자 프로젝트를 감당하기 어려울 정도로 기술이 복잡하고 관련 이해관계자가 많음

- SW산업진흥법 개정으로 전자정부사업에 상호출자제한 기업집단 참여 제한

- 전자정부법 개정•공포(13.4.5) 및 시행(13.7.6)으로 전자정부사업의 위험방지 및 품질제고를 위해 사업관리를 위탁

 

2. PMO의 주요기능 및 프로젝트 단계별 역할

가. PMO의 주요 관리기능

주요 업무	설명
일정관리	프로젝트 일정, 범위 및 기술 등의 목표 달성을 위한 관리 방안
이슈관리	선행 사업 및 선진 사례 분석을 통해 발생 가능한 이슈에 대한 사전 예측과 이에 대한 대응 및 고나리 방안/계획 수립과 수행
위험관리	체계적이고 적극적인 위험 관리 및 통제를 지속적으로 실시하며, 이에 대한 결과를 프로젝트 주요 Sponsor들에게 정기 보고, 해결
의사소통관리 [변화관리]	프로젝트 내부 또는 프로젝트 간의 의사소통에 대한 원활한 진행, 회의나 주요 이해관계자 간의 보고 체계, 효율적인 communication체계, 신뢰성 보장 활동과 관리
이해당사자 관리 [변화관리]	조직 및 업무 변화에 대한 조직 구성원의 적응과 주요 이해관계자 사이의 의사소통, 교육훈련, 의견 및 변경 관리 등의 변화 관리 수행
품질관리	프로젝트 수행의 전반에 걸치 품질관리, QA와의 협업을 통한 비즈니스 요구사항 수립과 산출물 결과의 부합성 등의 검토
벤더 관리	성공적인 프로젝트 수행과 완료를 위해 서비스를 제공하는 협력사 또는 벤더 등에 대한 관리 및 관리 방안
지원관리	프로젝트에 소요되는 인적, 물적, 지적 자산에 대한 효율적인 관리
성과관리	관련된 모든 항목에 성과지표를 설정하고 지속적인 모니터링, 측정, 평가와 피드백 등을 통하여 과제의 성공과 비즈니스 목표 달설 유도

나. PMO의 주요 지원기능

기능	설명
프로젝트지원	- 표준, 기준, 가이드 제정/공포,  - Coaching, Mentoring, Training, Supporting / 심사, 평가
프로젝트관리절차/방법론	- 일관적이고 표준화된 프로세스 개발 구현
포트폴리오관리	- 프로그램 관리자, 스텝 등 조직 구성 통해 관련있는 복수  프로젝트 관리, 역할/책임/자원할당
내부컨설팅	- Lessons Learned, Best Practice 조언
P/G 관리도구 SW도구	- P/G관리 도구 선택 및 유지보수(PMIS)
진척도관리 / 종합보고	- 프로젝트 현황 모니터링, 체계적인 보고 체계 구축, 정보공유
문제해결 / 갈등관리	- 위험관리, 의사소통관리, PJT들간 갈등/이슈 조정(Shared Resource)

 

다. PMO의 단계별 활동

3. PMO의 유형 및 도입절차

가. PMO의 유형 (기코작)

구분	Weather Station	Coach	Control Tower
구성원	소수 전문인력	프로젝트 관리 전문 인력	조직차원
권한	약함	중간	강함
역할	조언자	조언자, 관리자	관리자, 책임자
특징	Support	Support + Control	Control
주요활동	- 프로젝트 진행상황 - 프로젝트 정보제공 - Technical Support - 프로젝트관리 방법론 개발 및 전파	- 프로젝트간 의사소통 - 성과 기록/모니터링 - 전문인력 공급 - 조직의 공통 방법론 및 도구 사용 전파	- 프로젝트 계획, 진행, 운영 중앙집중적 관리 - 프로젝트 관련 의사결정 - 프로젝트 투입 자원 조정 - 모든 프로젝트 동일 방법론 적용

 

나. PMO의 형태

구분                      설명

컨설팅 모델	PMO도입시의 위험을 최소화 하고 효율성 개선효과 보다는 PMO가 지속적으로 조직내의 프로젝트 관리자를 지원하는 방식 기업의 지속적인 개선 계획에 적용
중앙집중모델	프로젝트를 직접적으로 관리/통제하는 것이 특징  PMO의 역할이 중요하게 평가되고 운영되는 집단의 모델 PMO가 프로젝트 관리를 위한 모든 측면(초기요구사항정의, 구현, 감사)을 중앙에서 관리 중앙집중모델은 위험하지만 성공 시 효과는 배가
공통사항	잘 규정된 소프트웨어 개발 및 프로젝트 관리 방법론 사용

 

다. PMO의 도입절차

단계	설명	주요 활동
도입계획  수립	- PMO 목적 및 비전 정의 - PMO 추진내용 수립	- PMO 임명, 팀원충원, 팀 구성 - 팀원 역할 및 책임 규정
PMO 가동 준비	- 팀원들의 역할분담 - 프로젝트 기반 구성	- PMO 업무분장 확정 - PM 프로세스 개발 - PMS 도입 및 성공 측정 기준 설정
PMO 운영	- 프로젝트 문서화 및 성과 추적 - 방법론기반 프로젝트 진행	- 프로젝트 성과추이 분석 - 일정예측, 프로세스 자동화
PMO 지속적 개선	- 프로세스의 지속적 개선 - 프로젝트 지식 축적	- 프로젝트 성과 추적 - 프로젝트 전문 관리자 양성

4. PMO 성숙도 모델 및 비교, 향후 전망

가. PMO 성숙도 모델 (오베스어센)

단계	설명
Project Office	프로젝트 비용, 일정, 목표 성취를 목표로함
Basic PMO	모든 프로젝트에 적용할 수 있는 표준화된 방법론 준비
Standard PMO	프로젝트환경에 따라 통제하고 지원할 수 있는 인프라와 역량을 성취
Advanced PMO	비즈니스 목표를 성취 하기 위해 통합되고 복잡한 프로젝트 관리역량보유
Center of Excellence	전략적 비즈니스 목표성취 위해 비즈니스 연속성과 부서협력이 관리

 

나. PM, PMO, QA와의 비교

구분	PM	PMO	QA
목적	개별 프로젝트 성공	조직 전체 목표 달성	프로제트 품질 보증
관점	단위 프로젝트	전사 관점	전사 관점
대상	프로젝트	프로그램, 포트폴리오	산출물, 프로세스
주요기능	비용, 일정, 범위 관리	위험관리, 표준화, 교육,  모니터링	품질관리

다. PMO 기대 효과

- 프로젝트 관리수준 향상

- 잠재적인 프로젝트 위험을 조기에 식별

- 조직의 목적과 IT전략을 연계하여 관리

- 효과적인 자원배분을 통해 비용절감

- 조직의 목적과 IT전략을 연계하여 관리

 

라. PMO 향후 전망

- IT Governance 관점에서 역할에 대한 체제 실체화를 통해 조직의 체질개선 및 통제력 강화 기대

- 최근 기업들은 특정 프로젝트를 위한 한시적 PMO가 아닌 기업 내 상설조직으로서 전사 PMO(EPMO)를 요구하고 있음

- EPMO는 다수의 IT프로젝트를 기업 비즈니스 전략과 정렬하고 프로젝트 별 기업 자원 투입, PMO간 의견 조율 등을 수행하는 최상위 PMO로 최고정보책임자(CIO) 직속체제로 운영됨